Quando estamos enfocando o uso de informática em orçamentação, não se pode prescindir do conceito de “Base de Dados”. Neste artigo, vamos discorrer sobre as etapas necessárias para sua implantação, tanto para “Insumos” quanto para “Recursos”. Acompanhe!
Introdução ao conceito
Para efeito didático, imaginemos um arquivo de aço, dentro deste arquivo pastas suspensas e dentro destas pastas suspensas as folhas, ou “FICHAS” de informação. Pois bem, imaginemos agora que em cada folha tenha as seguintes informações:
Nome de um recurso: por exemplo, areia
Unidade: por exemplo, m3
Preço: por exemplo, Cr$ 1.400,00
Fornecedor (es): fornecedor A, B, C ou D
Chamaremos esta FICHA de “01”.
Pois bem. De posse de nossa folha “01”, vamos armazená-la dentro de uma pasta chamada “Material Básico”, e esta mesma pasta dentro de uma gaveta, a qual chamaremos de “Arquivo de Insumos ou Recursos”.
“FICHA 01” > Material Básico > Arquivo de Insumos ou Recursos
Uma Base de Dados teria um significado figurado desta gaveta, ou seja, um local onde estão “guardados” as informações unitárias e de fácil identificação. É este o conceito prático de uma Base de Dados na Engenharia Civil.
Quando se utiliza o microcomputador e programas e sistemas a forma de armazenagem é semelhante. Assim:
- a FICHA será um registro;
- a PASTA será um arquivo;
- a GAVETA, um módulo do programa;
- e o ARMÁRIO, um sistema completo.
Base de Dados de Insumos
O objetivo de uma Base de Dados de Insumos é possibilitar acessar rapidamente informações de classificação, preço, unidade e informações complementares como fornecedores, índice de reajustes, tipos e usos.
Para isso, algumas sugestões de metodologia incluem:
1. Identificar em diversas faixas ou grupos recursos a serem cadastrados.
2. Utilizar impressos padrão e, depois de cadastrados, deixá-los arquivados de forma tradicional.
3. Não queira completar totalmente uma Base de Dados de insumos de uma única vez, faça-o paulatinamente, e vá acrescentando recursos à medida que necessidade do trabalho se fizer presente.
4. Ao codificar, deixe “VAZIOS” para possibilitar preenchimentos sucessivos posteriores.
5. Procure utilizar a nomenclatura usual nos recursos cadastrados de tal forma que tanto o orçamentista quanto o pessoal da obra e da administração “entendam” igualmente o mesmo recurso/insumo.
Ao se utilizar sistemas informatizados, a codificação dos recursos inicialmente é idealizada de tal forma que cada conjunto de DÍGITOS corresponda a um recurso, podendo ser também conjunto de letras e números:
Por exemplo
Areia=> XX.XX.XX
Ou seja,
Os 6 dígitos identificarão o recurso “Areia”.
Estes números podem variar em quantidade, ultrapassando os 12 dígitos em alguns casos.
A maneira de identificação de um recurso depende da “CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO”, isto é, de quantos dígitos foram definidos para cada informação dos recursos. Não existe ainda nenhuma norma para a CONFIGURAÇÃO DO ARQUIVO, desta forma, cada sistema escolhe a melhor maneira de atender suas necessidades.
Atualmente a ABNT, mediante a demanda de normalização no campo de Modelagem de Informação da Construção, criou a Comissão de Estudo Especial ABNT/CEE-134 para discutir e estabelecer por consenso regras, diretrizes e características para o referido assunto. A Comissão tem se reunido e procurado criar uma única forma (neste caso, de uso nacional) de unificar as codificações de insumos, a NBR 15.965, ainda em estudo e não publicada.
Cada base de dados como SINAPI, PINI, DENIT, etc., tem sua configuração própria de insumos, inviabilizando seu uso comum. Para quem estiver CRIANDO sua base de dados de insumos, esta decisão hoje é particular e gera, a partir de sua criação, uma uniformidade de uso de identificação de insumos para todas as atividades ligadas a custo, desde orçamento a controles de serviço e controles de estoques.
Daí a importância de estabelecer esta identificação, pois enquanto não houver padronização a escolha dependerá de cada sistema.
As etapas de uma implantação de codificação são:
ETAPA 1 – Vamos inicialmente selecionar, sem nenhum critério todos os recursos que temos conhecimento, por exemplo:
Procure, se possível, classificá-los em ordem alfabética. Isto é possível utilizando-se de uma planilha eletrônica, ou por sistemas que já possuem esta classificação.
ETAPA 2 – Classificar as unidades dos insumos.
ETAPA 3 – Codificar os insumos. Isto permite que a base de dados possua insumos codificados. Para administrar estas informações, Por exemplo podemos estruturar a identificação de forma alfanumérica (com letras e números) ou apenas numérica.
Uma sugestão seria classificar por grupo de insumo:
INSUMO / Código
Mão-de-obra / F0001 a F0099
Materiais Básicos / M0100 a M3499
Equipamentos / E3500 a E3999
Materiais Elétricos / R4000 a R4999
Materiais Hidráulicos / H5000 a H6999
Outros / O6999 a O9999
Ou, a exemplo de uma base de dado de insumo do SINAPI, uma codificação apenas numérica, com 8 dígitos:
ETAPA 4 – Poderá ter uma complementação das informações, como os Índices de Reajustes, Fornecedores e outras informações que os diversos sistemas existentes possam vir a solicitar.
Estas informações serão colocadas ou “Digitadas” em um sistema, formando um banco de dado de insumos/recursos. Geralmente uma base de dados de insumos para construções habitacionais tem cerca de no mínimo 1.400 insumos.
Roteiro dos campos para insumos numa base de dados:
1. Código do grupo a que pertence o recurso/insumo;
2. Código dos grupos (mão-de-obra, materiais básicos, equipamentos, etc.);
3. Numerar as páginas seqüencialmente ;
4. Adotar um código de atualização, como por exemplo “EXCLUIR”, “INCLUIR” e “MODIFICAR”;
5) Campo para o código do insumo, Campo opcional para subgrupo;
6) Campo para do insumo: areia, pedra, cimento etc;
7) Campo para o preço unitário da data da coleta;
8) Unidade adotada;
9) Campo destinado à colocação da data;
10) O responsável – em letra legível pelo preenchimento da planilha. e o responsável pela execução da planilha.
Em disco rígido, o sistema tem no mínimo 99.999 insumos. Formada a base de dados de insumos, será possível obter os seguintes relatórios:
- Relatório de insumos por ordem numérica
- Relatório de insumos por ordem alfabética opcional.
- Relatórios de insumos por grupo, subgrupo e item com preço
Base de Dados de Serviços
Semelhante ao conceito de insumos, segue-se à fase seguinte: formar fichas nas quais estarão os serviços e seus componentes, os insumos, com seus coeficientes e preços.
De forma análoga, imaginemos uma gaveta aonde colocaremos os serviços em forma de fácil localização e a cada serviço, identificaremos a sua composição e os insumos que o compõe. Estamos desta forma elaborando uma base de dados de serviços.
O objetivo é fornecer rapidamente os preços unitários dos serviços, preços de custo, com BDI, com leis sociais e a possibilidade rápida de sua atualização.
Algumas sugestões de metodologia:
1. Assim como em recursos/insumos, não pretenda esgotar o assunto em uma única ocasião, uma base de dados de serviços é a somatória de toda uma metodologia de uma firma.
2. Adote uma classificação de serviços semelhante às etapas de execução.
3. Verifique constantemente os coeficientes adotados nos serviços. A base de dados de serviços (assim como a de recursos) é geral e, desta forma, irá nortear a estrutura de todos os trabalhos de orçamentação, planejamento e controle de obra. Toda a inclusão de novos serviços será de utilidade para aumentar o “CHECK LIST” que irá auxiliar sobremaneira o levantamento quantitativo de futuras obras. Os trabalhos para criação de uma base de dados de serviços, embora tenham as mesmas rotinas das dos recursos/insumos, já não nos permite tanta liberdade, pois já estaremos utilizando a codificação daquela base de dados para cada recurso que indicamos.
Desta forma, teremos que:
1. classificar os serviços;
2. codificar;
3. identificar suas composições;
4. planilhas;
5. digitar;
6. emitir suas listagens.
(semelhantemente ao que sugerimos para os insumos)
1. CLASSIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS
É recomendável agrupar os serviços em etapas (ou tipos de serviços) que compõem uma sequencia de obra. Nesta seqüência, sugiro seguir uma abrangência por cada etapa, e, evitar repetição de serviços em etapas distintas.
Abaixo, relaciono algumas sequencias que poderão ser adotadas:
A norma ABNT-NB12721 – “Avaliação de Custo e Preparo de Orçamento de Construção para Incorporação de Edifícios”, que em seu Anexo I sugere uma descriminação orçamentária.
01. Serviços iniciais
02. Serviços preliminares
03. Infra-estrutura e obras complementares
04. Superestrutura
05. Paredes e painéis
06. Cobertura e proteções
07. Revestimento, forros, elementos decorativos, marcenaria, serralheria, tratamentos especiais.
08. Pavimentações
09. Instalações e aparelhos
10. Complemento de obra
11. Honorários do construtor
12. Honorário do incorporador
Os Manuais do Departamento de Obras Públicas do Estado de São Paulo.
01. Serviços preliminares
02. Movimento de terra
03. Fundações
04. Superestrutura de concreto armado
05. Paredes 6. Impermeabilizações
07. Coberturas
08. Esquadrias de madeira
09. Esquadrias metálicas
10. Revestimento – Parede e forro
11. Pisos, degraus, rodapés, soleiras e peitoris
12. Vidros
13. Pintura
14. Limpeza
15. Instalações elétricas e aparelhos
16. Instalações hidráulicas sanitárias – águas pluviais
17. Instalações hidráulicas sanitárias – água fria
18. Instalações hidráulicas sanitárias – água quente
19. Instalações hidráulicas sanitárias – esgoto
20. Instalações hidráulicas sanitárias – aparelhos
21. Instalações hidráulicas sanitárias – incêndio
22. Serviços complementares (pavimentação e ajardinamento, muros, cercas, etc.)
23. Instalações especiais e equipamentos – piscina
24. Instalações especiais e equipamentos – incinerador de lixo
25. Instalações especiais e equipamentos – lavanderia
26. Instalações especiais e equipamentos – cozinha
27. Instalações especiais e equipamentos – caldeira
28. Instalações especiais e equipamentos – câmara hidráulica
29. Instalações especiais e equipamentos – elevadores
30. Instalações especiais e equipamentos – condicionadores de ar
31. Instalações especiais e equipamentos – ventilação e exaustão
32. Instalações especiais e equipamentos -oxigênio
33. Instalações especiais e equipamentos – vácuo
34. Instalações especiais e equipamentos – fornos para panificação
35. Instalações especiais e equipamentos – escadas rolantes
36. Instalações especiais e equipamentos -poços profundos.
Outras instruções.
01. Serviços Preliminares
02. Fundações
03. Estrutura
04. Paredes e Painéis
05. Cobertura
06. Impermeabilizações
07. Instalações Elétricas
08. Instalações Hidro-sanitárias
09. Instalações Mecânicas
10. Esquadrias e Ferragens
11. Revestimentos/forros/peitoris
12. Pisos, soleiras, rodapés
13. Vidros
14. Pinturas
15. Aparelhos e Metais
16. Complementação da Obra
ou
01. Despesas Iniciais
02. Instalações de Canteiros de Obras
03. Serviços Gerais Administrativos
04. Movimento de terra
06. Estrutura
07. Paredes
08. Cobertura e Impermeabilizações
09. Revestimento Interno
10. Revestimento Externo
11. Azulejos
12. Revestimento Especial
13. Esquadrias de Madeira
14. Esquadrias Metálicas
15. Peitoris, Soleiras e Rodapés
16. Portas e Ferragens
17. Tacos
18. Ladrilhos
19. Pisos Especiais
20. Instalações Elétricas (tubulações e caixas)
21. Instalações Elétricas (fiações e aparelhos)
22. Instalações Hidráulicas
23. Aparelho Sanitário
24. Pintura
25. Vidros
26. Muros e Grades
27. Limpeza
28. Serviços Complementares e Urbanização
29. Elevadores
30. Outros Equipamentos
Uma discriminação da obra mais resumida.
01. Serviços Preliminares
02. Fundações
03. Estrutura
04. Vedação
05. Esquadrias de Madeira
06. Esquadrias Metálicas
07. Cobertura
08. Instalação Hidráulica
09. Instalação Elétrica
10. Vidro
11. Pintura
12. Serviço Complementar
13. Limpeza
Sua escolha será função da experiência da organização, pois nesta fase do preparo da base de dados de serviços é necessário ter conhecimento do orçamento e das interfaces de planejamento e controle de custo.
Porém uma orientação é certa: criá-las de maneira que os serviços em etapas venham a coincidir com as mesmas etapas do cronograma físico financeiro. É importante também adotar uma classificação de etapas que inclusive venha a possibilitar maiores detalhes para as identificações de centros de custo.
Por exemplo, uma discrição de etapas com centro de custos:
001. Projetos
002. Análise de Solo
003. Análise de Custo
004. Cópia e Reproduções
005. Instalações Provisórias de Obra
006. Equipamentos e Ferramentas
007. Transporte e Carretos
008. Impostos e Taxas
009. Escritório de Obra
010. Administração
011. Diversos
012. Trabalhos em Terra
013. Fundações
014. Estruturas
015. Instalações
016. Alvenarias
017. Cobertura
018. Tratamentos
019. Esquadrias
020. Revestimentos
021. Pavimentações
022. Rodapés
023. Soleiras
024. Peitoris
025. Ferragens
026. Pinturas
027. Vidros
028. Aparelhos
029. Ligações
030. Utensílios Complementares
031. Limpeza Final
A escolha da classificação das etapas geralmente deverá envolver não só o orçamentista, o planejador, o executor de obra, os controles de obra e os centros de custos da administração, quando o regime de controle for controle por obra.
2. CODIFICAÇÃO
Estas rotinas serão em função do sistema escolhido. O que determina a forma é o usuário, isto é, é aquele que irá usar o sistema, e não o analista de informática, pois a utilização precede a codificação.
Exemplo: Uma base de dados para orçamento do tipo “xx. xx. xx”, tendo
– xx Item
– xx Subgrupo
– xx Grupo
Ou seja, é uma base de dados que poderá ter a seguinte estrutura de serviço classificado em:
– 99 Grupos
– 99 Serviços
– 99 Itens
Sendo:
– Item (Item)
– Subgrupo (Subconta)
– Grupo (Conta)
Na administração de uma base de dados de serviços as informações mínimas serão;
– código de serviço
– especificação dos serviços
– unidade
– custo total de material
– custo total de mão-de-obra
– custo total do serviço
– BDI
– custo total do serviço
A informações que serão preenchidas deverá ser dada de forma organizada, pois dela dependerá toda a CREDIBILIDADE DOS PREÇOS.
Recomendo sistematizar as informações com os seguintes campos
1. Nome ou código da obra a que destina a composição
2. Etapa ou grupo de serviço Ex.: Movimento de terra, infra-estrutura, fundação.
3. Indicar a seqüência numérica das folhas
4. Identificação do código ou nome do serviço
5. Data do preenchimento
6. Nome ou código dos recursos/insumos que compõe as composições. Ex.: solvente, areia, etc.
7. Coeficientes que compõe a composição de serviço. Ex.: areia 0,03
8. Unidade do recurso (opcional se o recurso já estiver cadastrado na base de dados).
9. Preço unitário do recurso (opcional)
10. Produtos de coeficientes e preços unitários (opcional quanto usamos sistemas informatizados, pois estas contas já são programadas)
11. Nomes ou códigos dos recursos/insumos que compõe a parte de mão-de-obra dos serviços.
12-.Coeficientes dos recursos/ insumos de mão-de-obra
13. Unidade adotada do insumo /recurso
14. Preço unitário do recurso/ insumo de mão- de- obra (opcional se já tiver cadastrado na base de dados)
15. Produto dos campos conforme planilha em excel exemplo
16. Somatória dos preços totais
17. Informativo do percentual de lei social a adotar nos itens de mão-de-obra
18. A incidência da lei social sobre o total da mão-de-obra.
19. Totalização da mão-de-obra mais lei social
20. Totalização dos itens de materiais mais mão-de-obra
21. Informativo dos BDI (Bonificação das Despesas Indiretas)
22. Produto do BDI pelo preço global
23. Total da composição não se considerando os centavos.
EXEMPLO DE UMA COMPOSIÇÃO DE PREÇOS UNITÁRIOS POE EXEMPLO SINAPI
Seu uso inicialmente numa organização que não tenha cultura de composição de preços unitários possibilitará a identificação de “índices de produtividade” que caracterizarão o conhecimento de “como construir”.
Os trabalhos de codificação, preenchimento de planilhas e sua digitação é constante dentro do segmento de orçamento de obras. Isto é explicável, pois, será a base do conhecimento do “COMO FAZER”.
Este é o motivo pelo qual, além das informações estarem contidas no sistema (dentro da base de dado), deverá também estar bem administrada, inclusive com sistemas de segurança, etc. Seu manuseio será constante e sistemático.
Mas lembro que é a partir da codificação (ou seja, a digitação da base de dados de insumos/recursos e composições de custos unitários de serviço) é que o uso da informática no orçamento passa a ser vantajoso e se justifica, pois as velocidades de informações de suas respostas começarão a ser mostrar altamente mais precisas e mais rápidas do que os trabalhos em planilhas.
Devemos sempre ter em mente que as principais informações de uma base de dados serão no mínimo:
BASE DE DADOS DE INSUMOS
1- NOME DO INSUMO
2- CÓDIGO DO INSUMO
3- UNIDADE
4- PREÇO UNITÁRIO
5- ÍNDICES DIVERSOS
BASE DE DADOS DE SERVIÇOS
1- NÚMERO DO SERVIÇO
2- CÓDIGO DO SERVIÇO
3- UNIDADE DO SERVIÇO
4- COMPOSIÇÃO DO SERVIÇO
5- COEFICIENTE
6- ÍNDICES DIVERSOS
LISTAGEM
1- NÚMERO DO SERVIÇO
2- CÓDIGO DO SERVIÇO
3- UNIDADE DO SERVIÇO
4- NOME DO INSUMO
5- CÓDIGO DO INSUMO
6- UNIDADE
7- PREÇO UNITÁRIO
8- ÍNDICES
9- COEFICIENTE
10- ÍNDICES DIVERSOS
Depois de estabelecida a base de dados, as informações de um sistema deverão responder no mínimo:
RECURSOS/INSUMOS
– Códigos
– Descrição de material/equipamento
– Unidade
– Preço Unitário
– Índice de reajuste
SERVIÇOS
– Código
– Descrição do serviço
– Unidade
– Especificação dos insumos/serviço
– Coeficientes do consumo
– Preços unitários dos insumos
– Custo parcial do serviço
– Total parcial de materiais
– Total parcial de mão-de-obra
– Parâmetro de leis sociais
– Total parcial de custo com leis sociais
– Parâmetro de BDI
– Total com BDI dos serviços
– Índice de reajuste dos serviços
Nota do autor
Embora não necessariamente faça parte das rotinas de uma orçamentação, entender o conceito de base de dados a meu ver é fundamental hoje em dia. Estamos usando mais e mais os sistemas de orçamentação informatizados, e os manuais de utilização dos sistemas muita vezes já pressupõem o conhecimento destes conceitos, que na realidade não são tão claros.
