Imagine-se controlando a evolução de sua obra e, ao alimentar as atividades necessárias, conseguir elaborar um cronograma com os principais deadlines do processo de compras e ainda conseguir estimar corretamente qual será o fluxo de caixa daquele plano de aquisições. A “cereja do bolo” vem com um histograma de insumos, onde cada material aparece com sua norma de especificação, criando um registro para atender alguns dos requisitos para sistemas de gestão da qualidade.
Estes avanços na Gestão de Projetos de Engenharia são possíveis através de medidas simples, porém controladas, executadas na implantação de sistemas de informação ou durante a remodelagem dos processos das áreas.
A base para transformar o famoso “Compras” em um setor estratégico é entender as diversas etapas envolvidas na atividade simples de “Cadastrar Insumo”. Há alguns dias, conversamos sobre a necessidade de extrair o máximo dos recursos de gestão da informação, já adquiridos pela Construtora ou Incorporadora, e a definição de um procedimento formal e controlado para o cadastro de insumos vai ao encontro desta possibilidade.
Ao definir quem será o profissional responsável pelo cadastro de insumos – geralmente um “titular” e um “suplente” – o Gestor caminha para uma padronização dos termos técnicos e na definição de um procedimento único e sistemático, cumprido sempre que necessário. Os benefícios são imediatos: o Almoxarife sabe a quem pedir um novo insumo e o Comprador sabe quais as informações são obrigatórias e por que elas são necessárias.
E quais são estas informações obrigatórias?
Tudo depende da maturidade do sistema de informações… Para empresas que começam a caminhada no processo de Controle de Custos, com o auxílio de algum ERP, sugiro atentar a:
– Prazo de Entrega;
– Condições de Pagamento;
– Normas e Especificações Técnicas.
Trabalhar com informações corretas sobre o Prazo de Entrega de um material permite ao Gestor do Projeto trabalhar com prazos adequados de especificação, levantamento de quantitativos e negociação, etapas antecessoras à emissão da ordem de compra. De posse destes dados, fica fácil elaborar um cronograma de suprimentos, vinculado ao cronograma principal do projeto, facilitando a programação a curto e médio prazo da obra.
Da mesma forma, as Condições de Pagamento, fornecem as premissas para que o Gestor elabore corretamente seu Fluxo de Caixa, e possa analisar se o ritmo de produção será suportado pelo balanço entre Receitas e Despesas.
O ideal é que ambas as informações estejam registradas no sistema através do preenchimento das informações no cadastro de insumos, e disponíveis em um banco de dados, que servirá de premissa para o planejamento do empreendimento. Este banco de dados deve ser revisado sempre que necessário e divulgado de acordo com o plano de comunicação do sistema de gestão.
Prazo de Entrega e Condições de Pagamento são vitais no processo de Compras. Não são raros os projetos que sofrem com atrasos no prazo previsto devido a materiais entregues fora do prazo. Também não são raros os casos de empreendimentos que tem suas margens de lucro consumidas por negociações conduzidas “a toque de caixa”, encerradas sem que o melhor preço seja alcançado, para não atrasar as frentes de produção. Na aquisição de insumos ou na negociação de serviços, mais do que nunca, Tempo é Dinheiro.
Finalmente, trabalhar com a especificação técnica correta dos insumos e serviços cria um mecanismo de controle adicional à qualidade do material aplicado em obra ou do serviço prestado, e pode auxiliar na formação de um banco de dados de preços real, auxiliando nas composições de custo da empresa.
Se durante o cadastro do insumo ou serviço a empresa atentar para incluir na descrição do item qual norma deve ser atendida, o fornecedor não pode alegar desconhecimento desta informação, uma vez que a mesma estará explícita na ordem de compra. A medida acaba por diminuir a aquisição de itens em desacordo com as normas e que poderão gerar prejuízo ao terem de ser substituídos.
Finalmente, um item que é muito polêmico e problema em 9 de cada 10 Construtoras e Incorporadoras, é a criação de vários cadastros para um mesmo insumo. Carriola ou Carrinho de mão e Botina ou Sapatão são apenas alguns dos exemplos de um mesmo material com mais de um nome. Existe ainda os casos onde são criados diversos insumos de acordo com diferentes padronagens para um mesmo material – caso dos vergalhões para concreto armado – ou de acordo com as diversas unidades de medida – o cimento é um caso clássico, pois pode ser comprado em saco de 50 quilos, as composições usam a medida em quilos e em alguns casos se compra a granel (tonelada).
Esta prática prejudica a agilidade do processo de compras, pois o produto já está cadastrado no sistema, e o Requisitante insiste em solicitar um novo cadastro, pois não encontra o produto que necessita adquirir. Porém, o maior problema está em dificultar a análise de custos de aquisição, pois o mesmo produto apresenta diversas descrições com preços distintos.
O cadastramento de insumos é uma atividade muitas vezes negligenciada na modelagem dos processos de Planejamento e Controle de projetos de engenharia, por ser uma atividade relativamente simples. Porém, como vimos por aqui, é nesta simplicidade que pode estar a chave para configurar o sistema de forma eficiente e com informações retroalimentadas ao longo da utilização nos projetos.
