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Gestão “de” Processos x Gestão “por” Processos

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A importância dos processos integrados

Os processos são constituídos pelo conjunto de atividades pré-estabelecidas, que quando executadas em uma sequência determinada, conduzirão a um resultado esperado, com o objetivo maior de transformar saídas, em produtos de valor para os clientes internos e externos.

Vejamos um exemplo:

O processo de “Gestão de Planejamento e Controle de Custos” deve garantir o desempenho da obra dentro do planejamento físico e financeiro assegurando o custo orçado e prazos contratuais.

Portanto a equipe da obra deve:

  • Administrar o desenvolvimento da obra para garantir o planejamento físico e financeiro;
  • Garantir alto índice de acerto na previsão de aporte mensal da Obra;
  • Manter a Obra dentro do custo orçado;
  • Assegurar que as apropriações de custos sejam assertivas e o estoque devidamente atualizado;
  • Informar a área de orçamento qualquer desvio.

Este valor é gerado nos processos quando há aprendizado organizacional, atuação numa rede de processos interligados, inovação, olhar para o futuro, conhecimento sobre clientes internos e externos e mercado.

Você conhece a diferença de uma organização que tem uma “gestão DE processos” de outras que tem uma “gestão POR processos”?

Apesar de ser praticamente igual, em uma gestão “de” processos, a visão é por departamento, ou seja, cada processo é executado de forma independente, sem considerar a inter-relação e qualidade das entregas com os demais processos. Cada um olha apenas para a sua “caixinha”.

Neste tipo de organização, o foco primário é no gerenciamento do departamento, as pessoas buscam o desempenho da sua área de forma individualista, e pouco trabalham para buscar as soluções e estratégias que tragam melhores resultados para o negócio.

Vejamos um exemplo de um processo que foi desenhado com uma visão “de” processo, ou seja, uma visão mais no departamento, sem a preocupação de garantir que o processo do departamento foi desenhado para entregar o seu efetivo propósito

Aquisições: Seu propósito é fazer compras na melhor relação custo beneficio, atendendo a requisitos especificados, incluindo normas técnicas.

O exemplo a seguir ilustra a gestão “de” processos mais comum em obras.  O processo de aquisições tem como um dos seus propósitos, realizar compras de acordo com os memoriais e projetos, contudo, a obra envia uma requisição muitas vezes incompleta, e compras por sua vez, não à questiona, e simplesmente realiza a compra sem uma adequada conferencia do que foi especificado. Afinal, se seu propósito é garantir compras conforme especificações, é sim seu papel avaliar a qualidade da especificação recebida, e quando necessário questionar.

Por consequência a ineficiência deste processo gerará devolução e atrasos no cronograma da obra.

Desta forma, destaco a importância de sempre coletar e alinhar necessidades e expectativas das partes com feedbacks retroalimentados frequentemente, ou seja, procure seu cliente interno, por exemplo, no caso acima, a área de suprimentos deve procurar as obras, entender melhor o que se passa nos canteiros, quais são as reais necessidades e expectativas, e ajustar seus processos internos para que cada vez mais possa entregar o seu propósito.

Se todas as áreas tiverem esta postura de sempre alinhar necessidades e expectativas do que está sendo entregue, teremos uma gestão “por” processos.

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Engenheira Civil pela FEI com pós-graduações nas áreas de gestão ambiental (FEI), responsabilidade social (USP) e gestão para excelência do desempenho (FGV), excelência em gestão de pessoas (Disney Institute), empreendedorismo (Endeavor), andragogia (Secovi), mapeamento de processos (FPNQ). Auditora líder de certificadoras internacionais (LRQA e DNV GL), nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e PBQP-H totalizando desde então, mais de 800 auditorias realizadas em sistemas de gestão, para organizações de diversos segmentos e portes, permitindo desta forma uma visão ampla de processos e melhores práticas. Consultora em processos e pessoas e Instrutora da L. Antunes Consultoria em diversos treinamentos comportamentais e de gestão empresarial, Instrutora do Sinduscon-SP, Coach Executiva e Life Coach formada pelo ICI – Integrated Coaching Institute com credenciamento ACC pela ICF – International Coach Federation, Autora de artigos sobre gestão e Voluntária na Junior Achievement no programa mini empresas que tem como objetivo, despertar o espírito empreendedor nos jovens.

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